Оцифровка рабочих и архивных документов

Информационный мир диктует свои условия: каждый бумажный документ должен быть оцифрован. Для размещения рабочих документов на сайте компании, для организации электронного доступа необходима электронная копия документа. Формирование электронного фонда обеспечивает высокую сохранность документов, а также возможность комплектования электронных ресурсов, обеспечивающих оперативность удаленного доступа к электронной версии.

Как происходит оцифровка?

Оцифровка – это перевод текстового документа в цифровой формат с целью дальнейшего преобразования и хранения в электронном виде. Электронные документы легко распространять в сети, читать, обрабатывать. Если раньше применялся ручной набор текста, то сегодня оцифровка документов производится с помощью специальных устройств – сканеров. Заранее подготовленный документ кладут на стеклянный планшет и накрывают крышкой сканера. Изображение построчно освещается специальной лампой и последовательно преобразуется в цифровую копию изображения. После чего обрабатывается и сохраняется в одном из графических форматов.

Существует два подхода к цифровому преобразованию. Первый заключается в получении копии страниц и дальнейшем сохранении в виде графических файлов. Так сохраняется оригинальная версия страницы документа, однако отсутствует возможность его обработки. Второй подход предполагает распознавание текста. Для этой цели существуют специальные программы (например, FineReader), которые извлекают текстовые данные из цифровых изображений. В этом случае электронные копии документов подвергаются обработке, поиску, индексации. Однако нарушается воспроизведение оригинальной версии, графиков, схем, иллюстраций, появляются ошибки распознавания. Чтобы их избежать, необходима сверка с оригиналом. Автоматизации этого процесса не существуют, поэтому делается сверка вручную. Тщательно сверяется текст оригинала и с распознанной копией документы. Если встречаются ошибки распознавания, то они исправляются. Чтобы копию приблизить к подлиннику оцифрованный текст форматируется, изображения вставляются как картинки.

Электронная версия рабочего или архивного документа размещается в электронной системе, а подлинник возвращается на место хранения. При этом физическая сохранность подлинника гарантируется.