Технология электронного документооборота при оформлении перевозок грузов железнодорожным транспортом

Введение

Электронный документооборот в области перевозок грузов железнодорожным транспортом представляет собой новую информационную технологию, обеспечивающую оформление в электронном виде документов, связанных с организацией и осуществлением перевозок грузов, а также доставку и выдачу этих электронных документов по принадлежности причастным к перевозке сторонам.

Применение электронного документооборота позволяет:

• повысить качество транспортного обслуживания пользователей услуг железнодорожного транспорта, обеспечивая возможность оформления перевозок в удобном месте в удобное время;

• увеличить скорость доставки груза за счет сокращения времени его нахождения в пунктах переработки;

• сократить затраты на оформление, пересылку и хранение бумажных документов для всех участников перевозки;

• производить оформление всех документов, связанных с перевоз кой груза, на единой информационной основе;

• сократить время от оформления первичных документов до взимания сборов и плат за перевозку груза, выполненные работы и услуги;

• повысить сохранность перевозимых грузов за счет разграничения доступа к информации о перевозимом грузе, защиты от подмены перевозочных документов в пути следования, отслеживания всех технологических операций с грузом, которые выполнялись в процессе перевозки.

Электронный документооборот в организации и осуществлении перевозки грузов железнодорожным транспортом охватывает следующие основные области:

- коммерческую работу - в части взаимодействия перевозчика железнодорожного транспорта с грузоотправителями, грузополучателями, перевозчиками других видов транспорта и транспортными организациями (портами, организациями межотраслевого промышленного железнодорожного транспорта (ОПЖТ), перевозчиками на иностранных железных дорогах, транспортно-экспедиционными организациями, операторскими компаниями, органами государственного надзора и контроля (таможенные органы, Государственные инспекции и др.);

- грузовую работу - в части выполнения погрузочно-разгрузочных работ на местах общего пользования грузовых станций;

- управление перевозками - в части осуществления перевозки груза;

- финансовую деятельность - в части взаимодействия с участниками перевозки по взиманию сборов и плат, взысканию штрафов с грузоотправителей, грузополучателей, выплате штрафов и пеней по ответственности перевозчика железнодорожного транспорта;

- инфраструктуру железных дорог - в части обеспечения выполнения начально-конечных операций и осуществления перевозки груза.

Можно выделить две подобласти электронного документооборота: электронный документооборот в эксплуатационной деятельности и электронный документооборот в учете и отчетности. Последний характеризуется единством требований для любой из вышеперечисленных областей организации и осуществления перевозки грузов - формы учета и отчетности формируются по утвержденным алгоритмам по уровням управления на основе электронных баз данных, заполненным в процессе эксплуатационной деятельности.

Электронный документооборот в грузовой работе, в управлении перевозками, финансами и инфраструктурой относится к внутренней деятельности перевозчика железнодорожного транспорта. Электронный документооборот в коммерческой работе относится к области взаимодействия с «внешней средой», т.е. с другими участниками перевозки.

Особенности электронного документооборота при взаимодействии перевозчика железнодорожного транспорта с другими участниками перевозки заключаются в том, что результатом каждого из этапов взаимодействия является оформление документа, подписанного сторонами, который определяет ответственность одной стороны перед другой или другими участниками перевозки. При этом взаимодействие может осуществляться в рамках одной из двух форм электронного документооборота: в условиях электронного обмена данными или в условиях обмена электронными документами. В первом случае по завершении окончания формирования документа, подтверждающего факт совершившегося взаимодействия, оформляется бумажный документ, который подписывается физическими подписями представителей сторон и заверяется печатями и штемпелями (при необходимости). Во втором случае электронный документ подписывается стороной его сформировавшей электронной цифровой подписью (ЭЦП) и направляется другой стороне, участвовавшей во взаимодействии. Сторона - получатель электронного документа подтверждает его получение передачей стороне - отправителю специального электронного сообщения.

В настоящей статье мы рассмотрим только особенности технологии взаимодействия перевозчика железнодорожного транспорта с двумя участниками перевозки: грузоотправителями и перевозчиками на иностранных железных дорогах.

Технология взаимодействия перевозчика железнодорожного транспорта с грузоотправителями в условиях электронного документооборота

Взаимодействие перевозчика железнодорожного транспорта с грузоотправителем в условиях электронного документооборота осуществляется при организации перевозки груза, а также при оформлении и физической передаче груза перевозчику для доставки грузополучателю. При организации перевозки груза это взаимодействие осуществляется при подаче и согласовании заявок на перевозку груза, при оформлении и физической передаче груза это взаимодействие осуществляется на всех этапах заполнения накладной (договор перевозки груза), при оформлении результатов натурной приемки вагона (контейнера) с грузом или порожнего собственного вагона (контейнера), а также при оформлении учетных и платежных документов, связанных с оказанием транспортных услуг.

При электронном обмене данными, как простейшей форме электронного оборота, взаимодействие между перевозчиком железнодорожного транспорта и грузоотправителем строится по следующей технологической схеме (рис. 1). Необходимость использования этой формы электронного документооборота вызвана тем, что до настоящего времени в России не создана база для применения ЭЦП при оформлении перевозок грузов железнодорожным транспортом.

Грузоотправитель заполняет электронные данные документа (ЭДД) и передает их перевозчику железнодорожного транспорта на рассмотрение и согласование.

Схема оформления документов, связанных с перевозкой грузов, при электронном обмене данными

Рис.1

Перевозчик железнодорожного транспорта проверяет правильность заполнения ЭДД и производит согласование документа, сформированного на основе ЭДД. Согласованные ЭДД передаются перевозчиком железнодорожного транспорта грузоотправителю для печати и подписания физической подписью.

Грузоотправитель печатает согласованные ЭДД по установленной форме, подписывает напечатанный документ физической подписью и, при необходимости, заверяет документ печатью, применяемой при финансовых операциях. Подписанный документ передается грузоотправителем перевозчику железнодорожного транспорта в месте и в сроки, определенные в договоре об электронном обмене данными между перевозчиком железнодорожного транспорта и грузоотправителем.

Перевозчик железнодорожного транспорта подписывает полученный документ физической подписью и, при необходимости, заверяет документ штемпелем.

По окончанию оформления взаимодействия у каждой стороны остается экземпляр документа, подписанный двумя сторонами физическими подписями и заверенные, при необходимости, печатью и штемпелем.

Пример практической реализации описанной выше технологической схемы приведен на рис. 2. На указанном рисунке представлена технологическая схема взаимодействия подразделений ОАО «РЖД», как перевозчика, на станции отправления и грузоотправителя при оформлении перевозок грузов в прямом сообщении (между станциями, расположенными на территории России). При этом электронный документооборот при оформлении перевозок грузов обеспечивается программно-техническим комплексом Автоматизированной системы централизованной подготовки и оформления перевозочных документов (система ЭТРАН) при наличии на станции отправления и у грузоотправителя автоматизированного рабочего места (АРМ ППД) системы ЭТРАН.

Из технологической схемы, представленной на рис. 2, видно, что даже простейшая форма электронного документооборота - электронный обмен данными - позволяет существенно ускорить и упростить процедуру оформления документа (здесь, накладной), когда его заполнение производится в несколько этапов (здесь, заполнение накладной грузоотправителем при подаче на визирование, заполнение накладной перевозчиком железнодорожного транспорта по результатам визирования, заполнение накладной грузоотправителем после погрузки, окончательное оформление накладной перевозчиком железнодорожного транспорта). Это связано с тем, что в условиях электронного обмена данными заполнение документа на всех этапах производится только электронным способом. Бумажный документ появляется после того, как электронный документ оформлен полностью, и необходимо только выполнить процедуру подписания документа (при электронном обмене данными - физической подписью). Во всем остальном применение электронного обмена данными позволяет получить те же преимущества перед бумажным документооборотом, что и обмен электронными документами: идентичность электронных данных документа и бумажных документов (копий бумажных документов), сформированных на основе электронных данных документа; возможность использовать электронные данные документа в документах, для которых электронные данные документа являются первичными и др.

Рис.2

При обмене электронными документами взаимодействие между перевозчиком железнодорожного транспорта и грузоотправителем строится по технологической схеме, приведенной на рис. 3.

Рис.3

Грузоотправитель заполняет данные электронного документа (ЭД) и передает ЭД, подписанный ЭЦП, перевозчику железнодорожного транспорта на рассмотрение и согласование.

Перевозчик железнодорожного транспорта подтверждает получение ЭД передачей специального информационного сообщения грузоотправителю, проверяет правильность заполнение ЭД и производит его согласование. Согласованный ЭД, подписанный ЭЦП, передается перевозчиком железнодорожного транспорта грузоотправителю. При этом грузоотправитель получает возможность печати бумажной копии согласованного ЭД.

Мы не приводим здесь пример практической реализации рассмотренной выше технологической схемы, так как обмен электронными документами при оформлении перевозок грузов железнодорожным транспортом в России не осуществляется и необходимые технологические разработки в этой области еще не проводились.

Технология взаимодействия перевозчика железнодорожного транспорта России с перевозчиками на иностранных железных дорогах

При перевозке груза в прямом международном сообщении взаимодействие перевозчиков железнодорожного транспорта разных государств в условиях электронного документооборота заключается, с одной стороны, в обеспечении информационного сопровождения таких перевозок, с другой -в обмене электронными данными передаточных ведомостей на вагоны, контейнеры и грузы при передаче их через границу.

В первом случае обеспечение информационного сопровождения достигается посредством обмена информационными сообщениями между информационными системами железных дорог (далее ИС), на которых работают перевозчики.

Во втором случае обмен электронными данными передаточных ведомостей на вагоны, контейнеры и грузы может осуществляться двумя способами. При первом способе (применяется на пограничных станциях России) обмен осуществляется между автоматизированными системами пограничных станций. При этом регистрация операций по передаче и приему грузов производится в ИС железной дороги сдачи или приема груза во взаимодействии с автоматизированной системой пограничной станции, относящейся к этой железной дороге, по действующей на железной дороге технологии. При втором способе производится обмен информационными сообщениями между ИС, а передаточные ведомости формируются средствами ИС на основе полученной информации.

Рассмотрим более подробно технологическую схему информационного сопровождения перевозки грузов в прямом международном сообщении (рис. 4).

Информационное сопровождение перевозки грузов начинается после завершения оформления накладной на станции отправления. После выполнения этой технологической операции И С железной дороги отправления передает ИС железной дороги приема груза (транзитная железная дорога или железная дорога назначения) информационное сообщение IFTMIN. Прием сообщения подтверждается передачей сообщения CONTRL.

Если от момента завершения оформления накладной до отправления вагона со станции перевозчиком с отправкой выполняются какие-либо технологические операции, сопровождающиеся внесением отметок в бумажную накладную, или грузоотправителем вносятся изменения в накладную в порядке, установленном в соответствующем международном соглашении, то выполнение этих операций сопровождается передачей из И С железной дороги отправления в ИС железной дороги приема груза информационного сообщения IFTMIN с признаком «Корректировка».

Для регистрации факта прекращения перевозки в связи с возвратом груза грузоотправителю на станции отправления ИС железной дороги отправления передает в ИС следующей по пути следования железной дороги приема информационное сообщение IFTMIN с признаком «Отмена».

В пути следования (при перевозке груза от станции отправления до выходной пограничной станции железной дороги отправления или между входной и выходной пограничной станцией транзитных железных дорог) выполнение технологических операций, которые требуют внесения изменений и дополнений в электронные данные накладной, сопровождается передачей из ИС железной дороги свершения операции в ИС следующей по пути следования железной дороги:

- информационного сообщения IFTMIN с признаком «Досылка» - в случае оформления досылочной дорожной ведомости;

- информационного сообщения IFTMIN с признаком «Корректировка» - при необходимости внесения изменений в электронные данные накладной в связи с обнаруженными в пути следования несоответствиями между электронными данными и данными бумажной накладной;

- информационного сообщения IFTMCS - в остальных случаях. Аналогично выполнению операций в пути следования производится информационное сопровождение выполнения технологических операций, которые требуют внесения изменений или дополнений в электронные данные накладной, на пограничной станции сдачи (железной дороги отправления груза или транзитных железных дорог). Кроме того, после окончания формирования состава поезда для передачи на сопредельную железную дорогу из ИС железной дороги сдачи передается в ИС железной дороги приема поезда информационные сообщения IFTMAN и IFCSUM.

Рис. 4.

В том случае, если железная дорога приема является транзитной железной дорогой, то из ИС железной дороги приема в ИС следующей железной дороги по пути следования груза передаются:

- сообщение IFTMIN с электронными данными накладной, включая все изменения и отметки, внесенные в накладную на пограничной станции железной дороги приема. Сообщение передается после отправления груза с входной пограничной станции;

- сообщение IFTMIN с электронными данными досылочной дорожной ведомости (в случае ее оформления на железных дорогах по пути следования до входной пограничной станции транзитной железной дороги, а так же на транзитной железной дороге, в том числе на ее входной пограничной станции).

После прибытия груза на станцию назначения из ИС железной дороги назначения в ИС железной дороги отправления груза может передаваться информационное сообщение IFTMAN. Необходимость передачи такого сообщения определяется сторонами обмена электронными данными.

Выполнение других технологических операций, связанных с заполнением накладной, при перевозке груза от входной пограничной станции железной дороги назначения до станции назначения регистрируется в ИС по внутренней технологии информационного сопровождения перевозок грузов электронными данными накладной, действующей на железной дороге назначения.

Рассмотренная в настоящей статье технологическая схема информационного сопровождения перевозки грузов в прямом международном сообщении положена в основу Памятки ОСЖД «Технология информационного сопровождения грузовых перевозок по СМГС при электронном обмене данными в стандарте UN/EDIFACT» и практически реализуется в проектах обмена электронными данными между ОАО «РЖД» и Белорусской, Латвийской, Казахской и другими железными дорогами.

Заключение

При взаимодействии перевозчика железнодорожного транспорта с грузоотправителем в настоящее время применяется простейшая форма электронного оборота - электронный обмен данными. Это вызвано тем, что до настоящего времени в России не создана база для применения ЭЦП при оформлении перевозок грузов железнодорожным транспортом. Однако за исключением необходимости получения на завершающем этапе оформления документа его бумажной формы для подписания физической подписью, применение электронного обмена данными позволяет получить те же преимущества перед бумажным документооборотом, что и обмен электронными документами.

Основными направлениями во взаимодействии перевозчиков железнодорожного транспорта разных государств в условиях электронного документооборота являются обеспечение информационного сопровождения перевозок грузов в прямом международном сообщении и обмен электронными данными передаточных ведомостей на вагоны, контейнеры и грузы при передаче их через границу.










Системы передачи данных

 


Комплексные проектные решения

 


Управление распределенными системами

 


Автоматизированные рабочие места

 


Системы и средства обеспечения безопасности движения

 


Цифровые сети технологической связи

 


Информационные системы управления движением

 


Автоматизированное управление разработками проектов

 






 



Copyright (c) 2008, Infotest, Inc.